Privacybeleid

In deze Privacy Verklaring laten wij jou weten welke gegevens wij verzamelen en voor welk doeleinden. Zodoende krijg je inzicht in de werkwijze van de Gravitas Group als het gaat om jouw gegevens. Dit privacy statement is van toepassing op (aanstaande) kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van Gravitas Group. In dit privacy statement wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens door Gravitas Group worden verwerkt, met welk doel en op welke manier dit gebeurt. Daarnaast wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben, en hoe deze kunnen worden uitgeoefend.

Wat verstaan wij onder persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens of curriculum vitae (‘CV’). Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Gravitas Group verzamelt enkel de relevante persoonsgegevens, dus de bijzondere persoonsgegevens worden op geen enkele manier verzamelt en/of verwerkt. Op het moment dat jij je inschrijft via de website, vragen wij vrijwillig om de volgende gegevens:

• Voornaam en achternaam
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• Email
• Regio waar je woonachtig bent

Mocht je via ons werkzaam zijn, als ZZP-er, via inhuur, via detachering dan vragen wij de wettelijk benodigde gegevens om een overeenkomst aan te gaan. Denk aan bijvoorbeeld je bankgegevens (voor betalingen), kopie ID, bedrijfsgegevens etc.

Welke persoonsgegevens verwerkt Gravitas Group en met welk doel?

Gravitas Group verwerkt de persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Bijvoorbeeld voor het zoeken van kandidaten en matchen op bijpassende/relevante functies. Voor het sluiten van een overeenkomst m.b.t. een tijdelijke opdracht of wanneer je bij ons in dienst zou zijn. Hieronder een lijst met de persoonsgegevens gegevens die Gravitas Group verwerkt en het doel ervan:

Gebruik van de website(s) van Gravitas Group

Doel van de verwerking:

• Om online te reageren op vacatures
• Om de gebruikerservaring te verbeteren
• Contact opnemen middels het contactformulier
• Om een vacature zoekopdracht aan te maken

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Om online te reageren: voornaam, achternaam, emailadres, woonplaats, telefoonnummer, cv;
• Verbeteren van gebruikerservaring: strikt noodzakelijke en/of vrijwillig mee ingestemde cookies- en soortgelijke technische gegevens, zoals beschreven in de cookie policy;
• Contactformulier: naam, emailadres, vraagstelling;
• Vacature zoekopdracht: emailadres, zoekcriteria;

Gebruik van de Gravitas Group ‘’mijn omgeving’’

Doel van de verwerking:

• Om een account aan te maken
• Personalia, cv en referentie(s) uploaden/updaten/wijzigen
• Opgeslagen zoekopdracht bewerken
• Urenregistratie voor ZZP’ers, gedetacheerden

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Account aanmaken: voornaam, achternaam, emailadres, woonplaats, telefoonnummer, cv;
• Profiel updaten/wijzigen: voornaam, achternaam, cv, referentie(s), adres, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht;
• Opgeslagen zoekopdracht bewerken: zoekcriteria;
• Urenregistratie: gewerkte of niet gewerkte (vakantie, ziekte) uren;

Solliciteren bij Gravitas Group

Doel van de verwerking:

• Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een vacature;
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV van betrokkenen op basis van het Gravitas Group format;
• Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken;
• Om de tevredenheid van betrokkenen over de sollicitatieprocedures te waarborgen door middel van tevredenheidsonderzoeken (NPS bvb);
• Om pre-employment screenings uit te kunnen voeren;
• Om pre-employment assessments af te kunnen nemen.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit;
• Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer;
• Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid, lidmaatschap van professionele verenigingen;
• Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring;
• Sociale mediagegevens: LinkedIn profiel;
• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs;
• Notities van Gravitas Group medewerkers inzake beschikbaarheid of zoekcriteria;
• Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria;
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van CV’s van betrokkenen op basis van het Gravitas Group format: voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, geslacht, nationaliteit, profiel, relevante opleidingen en cursussen, werkervaring, talen en softwarekennis;
• Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, functie- en budgetgerelateerde criteria;
• Digitaal dossier: CV’s en overige documenten, zoals diploma’s, certificaten, uitslagen eventuele geschiktheidstesten, (sollicitatie) gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddelingen;
• Tevredenheidsonderzoek (NPS bvb) : mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres;
• Pre-employment screenings: relevante diploma’s, referenties van voorgaande werkgever(s), integriteitsverklaringen, verklaringen omtrent gedrag, nevenfuncties, verklaringen, kredietchecks; (Deze screenings zullen voornamelijk plaatsvinden op verzoek van de desbetreffende opdrachtgever)
• Pre-employment assessment: contactgegevens betrokkenen, assessmentrapportage.

M.b.t. arbeids- of opdrachtovereenkomsten

Doel van de verwerking:

• Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving;
• Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren;
• Om werken in of vanuit het buitenland te kunnen faciliteren.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Aanmaken personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, visa, werkvergunningen, Burgerservicenummers) en documenten nodig voor de administratie van Gravitas Group zoals contactgegevens en diploma’s;
• Werknemer screeningsgegevens: verklaringen omtrent gedrag, referenties, integriteitsverklaring, geheimhoudings- en integriteitsverklaringen, nevenfuncties, kredietchecks, (bankiers)eed- of geloften en certificeringen;
• Werknemer testgegevens: contactgegevens, assessmentrapportage;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummers, salaris, tarieven van zelfstandig ondernemers;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto;
• Werken in of vanuit het buitenland: persoonsgegevens noodzakelijk voor bijvoorbeeld het verzorgen van vervoer, werkvergunningen en visa, belastingen, huisvesting en scholing en Burgerservicenummers.

Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met leveranciers

Doel van de verwerking:

• Om overeenkomsten te sluiten en uit te (laten) voeren;
• Om aanbiedingen en informatie van leveranciers te ontvangen over hun dienstverlening.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Aangaan en uitvoering van overeenkomsten: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• Ontvangen van aanbiedingen/informatie: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres, telefoonnummer.

Wanneer deelt Gravitas Group persoonsgegevens?

Gravitas Group deelt de persoonsgegevens binnen Gravitas Group alleen met medewerkers voor wie het relevant is en geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding en het beschreven privacy beleid van Gravitas Group.

Gravitas Group deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt Gravitas Group een Gravitas Group format dat door medewerkers van Gravitas Group op basis van sollicitatiegegevens van betrokkenen is opgesteld.

Gravitas Group schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Gravitas Group. Zij sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. Gravitas Group beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van gesloten verwerkersovereenkomsten.

Gravitas Group werkt met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die screenings uitvoeren, trainingen verzorgen of vluchten en/of hotels boeken. Gravitas Group maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Gravitas Group verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Hoe lang bewaart Gravitas Group persoonsgegevens?:

Gravitas Group bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is Gravitas Group gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van geslaagde verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert Gravitas Group de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de twee onderstaande situaties hanteert Gravitas Group de volgende bewaartermijnen:

• Recruitment via externe bronnen: maximaal 28 dagen nadat betrokkenen door Gravitas Group zijn gevonden, neemt Gravitas Group contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken;
• Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor Gravitas Group werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in Gravitas Group: 12 maanden na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van Gravitas Group. Na verstrijken van die 12 maanden, zullen wij je wederom om toestemming vragen.

Welke rechten hebben de betrokkenen?

Gravitas Group respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Gravitas Group kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

• Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;
• Inzage in persoonsgegevens;
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• Verwijdering van persoonsgegevens als Gravitas Group deze niet langer nodig heeft;
• Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Gravitas Group of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;
• Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;
• Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Gravitas Group zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;
• Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Gravitas Group bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. Gravitas Group kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren. Betrokkenen kunnen ook contact opnemen met de Gravitas Group via infonl@gravitasgroup.com of bellen via +31 88 538 00 00.